Ψηφιακή κάρτα εργασίας στην εστίαση: πώς κυλά η βάρδια, αλλαγές, υπερωρίες και πρόστιμα

Σε ταβέρνα, εστιατόριο ή καφετέρια με προσωπικό, κάθε εργαζόμενος χτυπά την ψηφιακή κάρτα όταν ξεκινά και όταν τελειώνει τη δουλειά του, και ό,τι δείχνουν τα χτυπήματα πρέπει να συμφωνεί με το ωράριο που έχεις δηλώσει στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, μαζί με κάθε αλλαγή, αργό κλείσιμο ή υπερωρία.

Τα βασικά (από πότε ισχύει, ποιοι ΚΑΔ εντάσσονται, το πρόστιμο των 10.500 € για μη ενεργοποιημένη κάρτα) τα έχουμε συνοψίσει στον οδηγό για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εστίασης. Εδώ πάμε ένα βήμα πιο μέσα: πώς κυλά μια πραγματική μέρα με την κάρτα, τι γίνεται με το σπαστό ωράριο, τους μερικώς απασχολούμενους, τους εποχικούς και τον έκτακτο σερβιτόρο του Σαββάτου, τι κοιτάζει ο επιθεωρητής και πόσο κοστίζει κάθε λάθος. Βασιζόμαστε κυρίως στον Συνοπτικό Οδηγό του Υπουργείου Εργασίας (επικαιροποίηση 23/9/2026), που περιέχει και την Ερμηνευτική Εγκύκλιο 25291/23-09-2026.

Ενημερωτικό κείμενο, όχι νομική ή λογιστική συμβουλή. Ελέγξαμε τις διατάξεις και τον οδηγό του Υπουργείου στις 2/10/2026. Για τη δική σου περίπτωση μίλησε με τον λογιστή μισθοδοσίας ή κάλεσε το 1555 (επιλογή 7).

Πριν από την πρώτη βάρδια: τι πρέπει να έχεις δηλώσει

Η κάρτα δεν λειτουργεί μόνη της. Μετράει τον χρόνο σε σχέση με ένα ωράριο που έχεις ήδη καταχωρίσει. Σύμφωνα με τη σελίδα του Υπουργείου για τους εργοδότες, για κάθε εργαζόμενο δηλώνεις στην Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας:

• τις συμβατικές ώρες την εβδομάδα και αν δουλεύει πενθήμερο ή εξαήμερο·
• αν το ωράριο είναι σταθερό εβδομαδιαίο ή μεταβαλλόμενο ανά ημέρα (αυτό ταιριάζει στις βάρδιες της εστίασης)·
• αν το διάλειμμα δίνεται εντός ή εκτός ωραρίου και αν υπάρχει υπερεργασία·
• κάθε εβδομάδα, το ωράριο, τις άδειες και τις υπερωρίες.

Πριν από όλα αυτά, ο εργαζόμενος πρέπει να έχει αναγγελθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν πιάσει δουλειά (άρθρο 578 του Κώδικα Εργατικού Δικαίου, π.δ. 62/2025, όπως αντικαταστάθηκε με τον ν. 5239/2025). Το βήμα αυτό το περιγράφουμε στον οδηγό για το πώς να ανοίξεις καφετέρια. Ο εργαζόμενος βλέπει όλες τις δηλώσεις σου στο myErgani. Το χτύπημα γίνεται με το QR της κάρτας του, που το σαρώνει η δωρεάν εφαρμογή Ergani CardScanner του Υπουργείου ή ένα δικό σου σύστημα ωρομέτρησης συνδεδεμένο με το ΕΡΓΑΝΗ.

Η απόφαση του μήνα: προαναγγελτικό ή απολογιστικό

Εδώ κρίνεται πόσο άνετα θα κυλήσει η μέρα σου. Το άρθρο 581 του Κώδικα δίνει δύο δρόμους:

• Προαναγγελτικό σύστημα. Κάθε αλλαγή ωραρίου ή υπερωρία καταχωρίζεται το αργότερο την ίδια μέρα και πάντα πριν ξεκινήσει ο εργαζόμενος ή πριν αρχίσει η υπερωρία.
• Απολογιστικό σύστημα. Δεν χρειάζεται να δηλώνεις από πριν. Αρκεί να το έχεις επιλέξει με ειδική δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ μέχρι την τελευταία μέρα του προηγούμενου μήνα, για τουλάχιστον έναν μήνα, και να καταχωρίσεις τις αλλαγές μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα. Η προϋπόθεση είναι αυστηρή: κάθε αλλαγή πρέπει να «φαίνεται» στα χτυπήματα της κάρτας. Αν δεν φαίνεται, το πρόστιμο είναι 10.500 € ανά εργαζόμενο (άρθρο 581 παρ. 3).

Η εγκύκλιος του 2026 διευκρινίζει ότι μπορείς να αλλάζεις σύστημα από μήνα σε μήνα, όχι όμως μέσα στον ίδιο μήνα. Ακόμη και στο απολογιστικό χρειάζεται ένας αρχικός προγραμματισμός (π.χ. για την εβδομάδα), ώστε να υπάρχει δηλωμένο ωράριο. Για ταβέρνα με απρόβλεπτα κλεισίματα, το απολογιστικό γλιτώνει τις βιαστικές δηλώσεις στις 11 το βράδυ, αρκεί να χτυπά πάντα κάρτα ο εργαζόμενος στην πραγματική ώρα που φεύγει.

Η σήμανση στην πράξη: 2 ή 4 χτυπήματα, 10 και 15 λεπτά

Τρεις αριθμοί αρκούν για να καταλάβεις τη σήμανση:

1. Ζυγός αριθμός χτυπημάτων. Δύο για συνεχές ωράριο (πρώτη είσοδος, τελευταία έξοδος) και τέσσερα για σπαστό, ένα ζευγάρι για κάθε τμήμα. Τα ενδιάμεσα χτυπήματα δεν μετρούν. Μηδέν μόνο όταν ο εργαζόμενος δεν πατά καθόλου στο μαγαζί εκείνη τη μέρα.
2. Έως 10 λεπτά χρόνος προετοιμασίας. Η αλλαγή ρούχων ή η μετάβαση στη θέση δεν είναι χρόνος εργασίας. Η κάρτα χτυπιέται στην έναρξη του δηλωμένου ωραρίου, αφού τελειώσει η προετοιμασία, και στη λήξη, πριν αρχίσει η προετοιμασία για αποχώρηση. Στην εστίαση το όριο είναι 10 λεπτά πριν και 10 λεπτά μετά (άρθρο 580 παρ. 2Β). Αν μέσα σε αυτό το διάστημα βρεθεί κάποιος να στρώνει τραπέζια ή να καθαρίζει την κουζίνα, επιβάλλονται κυρώσεις.
3. Έως 15 λεπτά για να φτάσει το χτύπημα στο ΕΡΓΑΝΗ. Η εγκύκλιος ορίζει μέγιστη καθυστέρηση 15 λεπτών από την είσοδο ή την έξοδο, όποιον τρόπο υποβολής κι αν χρησιμοποιείς.

Δύο κανόνες ακόμη. Πρώτον, η σήμανση είναι υποχρέωση του εργαζομένου και δεν αντικαθίσταται από εσένα.

«Απαγορεύεται η σήμανση κάρτας από τον εργοδότη για λογαριασμό του εργαζομένου.»

Υπουργείο Εργασίας, Ερμηνευτική Εγκύκλιος 25291/23-09-2026, στον Συνοπτικό Οδηγό της Ψηφιακής Κάρτας

Δεύτερον, αν το προσωπικό κάθεται στα αποδυτήρια ή πίνει καφέ στο μαγαζί πριν ή μετά τη βάρδια, αυτό επιτρέπεται. Σε έλεγχο όμως, εσύ πρέπει να αποδείξεις ότι εκείνη την ώρα δεν δούλευαν.

Αλλαγές μέσα στη μέρα: αργό κλείσιμο, υπερεργασία, υπερωρία

Η τελευταία παρέα δεν φεύγει, ή ο μάγειρας μένει να κλείσει την κουζίνα. Τι κάνεις εξαρτάται από το σύστημα που διάλεξες. Στο προαναγγελτικό, καταχωρίζεις την παράταση στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ πριν περάσει η δηλωμένη ώρα λήξης. Στο απολογιστικό, φτάνει να χτυπήσει ο εργαζόμενος την κάρτα στην πραγματική ώρα που φεύγει, και να καταχωρίσεις την αλλαγή μέσα στην προθεσμία. Σε κάθε περίπτωση, ποτέ χτύπημα «εξόδου» και μετά συνέχεια στη δουλειά. Το Υπουργείο ονομάζει αυτή την περίπτωση «νόθα» σήμανση και την αντιμετωπίζει ως αδήλωτη υπερωρία.

Πώς πληρώνονται οι επιπλέον ώρες, σύμφωνα με το άρθρο 194 (όπως άλλαξε με τον ν. 5239/2025) και το άρθρο 113 του Κώδικα:

Ο εργαζόμενος μπορεί να αρνηθεί την υπερωρία, και η άρνηση δεν αποτελεί λόγο απόλυσης (άρθρο 194 παρ. 2). Μην ξεχνάς και τα όρια ανάπαυσης. Οι 11 συνεχόμενες ώρες ημερήσιας ανάπαυσης (άρθρο 171) σημαίνουν ότι όποιος έκλεισε στις 00:30 δεν μπαίνει πριν τις 11:30 την επόμενη μέρα. Επίσης, η εβδομαδιαία εργασία δεν ξεπερνά τις 48 ώρες κατά μέσο όρο ανά τετράμηνο, μαζί με τις υπερωρίες (άρθρο 174). Όταν η συνεχής δουλειά ξεπερνά τις 4 ώρες, δίνεται διάλειμμα 15 έως 30 λεπτών, όχι στην αρχή ή στο τέλος της βάρδιας (άρθρο 172).

Ευέλικτη προσέλευση: χρήσιμη, αλλά όχι για νωρίτερα

Με γραπτή συμφωνία, ο εργαζόμενος μπορεί να ξεκινά έως 120 λεπτά αργότερα από τη δηλωμένη ώρα, χωρίς να αλλάζεις το ωράριο. Πρέπει όμως να την έχεις δηλώσει για εκείνον στο ΕΡΓΑΝΗ. Η εγκύκλιος είναι σαφής ότι η ευέλικτη προσέλευση μετράει μόνο προς τα εμπρός. Με ωράριο 09:00 και ευελιξία 30 λεπτών, ο εργαζόμενος έρχεται από 09:00 έως 09:30. Αν χτυπήσει στις 08:30 χωρίς να έχει προηγηθεί αλλαγή ωραρίου, αυτό είναι αναντιστοιχία.

Ενδεικτικό παράδειγμα: μια μέρα σε ταβέρνα με σπαστό ωράριο

Το παράδειγμα είναι φανταστικό και φτιαγμένο μόνο από τους κανόνες που παραθέσαμε. Σερβιτόρος πλήρους απασχόλησης, πενθήμερο, 40 ώρες. Δηλωμένο ωράριο για την Παρασκευή: 12:00–16:00 και 19:00–23:00, προαναγγελτικό σύστημα.

Με απολογιστικό σύστημα, η γραμμή των 22:35 φεύγει. Το 4ο χτύπημα στις 00:00 αποδεικνύει την αλλαγή, που καταχωρίζεται έως το τέλος του επόμενου μήνα.

Μερική απασχόληση, εποχικοί και έκτακτοι

Μερικώς απασχολούμενοι: όχι σπαστό

Αν ο μερικώς απασχολούμενος έχει μειωμένο ημερήσιο ωράριο, η δουλειά του πρέπει να είναι συνεχόμενη και μία φορά τη μέρα (άρθρο 113 παρ. 7). Μια μπαρίστα τετραώρου 08:00–12:00 δεν μπορεί να έχει ως πρόγραμμα και 18:00–20:00. Αν χρειαστεί πρόσθετη ώρα, μπορεί να δοθεί και σε μη συνεχόμενο ωράριο μόνο αν συμφωνεί η ίδια. Η πρόσθετη ώρα πληρώνεται +12% και δεν ξεπερνά το πλήρες ημερήσιο ωράριο ενός συγκρίσιμου συναδέλφου (παρ. 11). Και πάλι, η κάρτα πρέπει να δείχνει την πραγματική αποχώρηση.

Εποχικό προσωπικό

Για τον εποχικό ισχύουν τα ίδια από την πρώτη μέρα: αναγγελία πριν ξεκινήσει, αποδοχή των όρων από τον ίδιο (υπογραφή, gov.gr ή myErgani), δηλωμένο ωράριο και χτύπημα κάρτας. Ο Κώδικας προβλέπει ότι στις εποχικές επισιτιστικές επιχειρήσεις οι συμβάσεις μερικής απασχόλησης γίνονται για ημερήσια ή εβδομαδιαία περίοδο εργασίας (άρθρο 113 παρ. 5).

Ο έκτακτος του Σαββάτου: «Ταχεία Πρόσληψη»

Από τον Ιούλιο του 2026 υπάρχει και ένας πιο γρήγορος δρόμος για τον επιπλέον σερβιτόρο σε γάμο ή γεμάτο Σάββατο. Το άρθρο 578Α επιτρέπει πρόσληψη ορισμένου χρόνου έως 2 ημέρες την εβδομάδα για επείγουσες ανάγκες. Η διαδικασία ορίζεται στην ΚΥΑ 18342/2026 (ΦΕΚ Β’ 4546/22.7.2026). Δηλώνεις τους όρους από το κινητό στην εφαρμογή Ergani, ο εργαζόμενος αποδέχεται στο myErgani πριν ξεκινήσει, και εσύ οριστικοποιείς. Η οριστικοποίηση κάνει αυτόματα την αναγγελία έναρξης, τη δήλωση οργάνωσης χρόνου και τη λήξη της σύμβασης. Εκπρόθεσμη υποβολή δεν επιτρέπεται. Η κάρτα όμως δεν παραλείπεται: ο νόμος λέει ρητά ότι και αυτός ο εργαζόμενος χτυπά κάρτα.

Ποιοι δεν χτυπούν κάρτα (και ποιοι νομίζουν ότι δεν χτυπούν)

• Ο ιδιοκτήτης. Η κάρτα αφορά όσους έχουν σύμβαση εξαρτημένης εργασίας. Ο ίδιος ο επιχειρηματίας δεν είναι εργαζόμενος του μαγαζιού του.
• Διευθυντικά στελέχη. Όσοι κατέχουν θέση εποπτείας, διεύθυνσης ή εμπιστευτική απογράφονται κανονικά, αλλά χωρίς ψηφιακό ωράριο και χτυπήματα. Αυτό ισχύει μόνο αν προκύπτει από τη σύμβασή τους και από τον τρόπο που τους έχεις δηλώσει. Ο τίτλος «υπεύθυνος σάλας» από μόνος του δεν αρκεί.
• Συγγενείς. Αν η σύζυγος ή το παιδί σου είναι δηλωμένοι ως εργαζόμενοι, χτυπούν κάρτα όπως όλοι. Αν κάποιος βοηθά στο μαγαζί χωρίς καμία δήλωση, το ζήτημα δεν είναι πια η κάρτα αλλά η ασφάλισή του. Ρώτα τον λογιστή σου πώς πρέπει να είναι δηλωμένος.
• Δύο μαγαζιά. Αν ο εργαζόμενος ξεκινά στο κατάστημα Α και τελειώνει στο Β της ίδιας επιχείρησης, χτυπά είσοδο στο Α και έξοδο στο Β. Αν δουλεύει σε δύο εταιρείες με διαφορετικό ΑΦΜ, χρειάζεται ξεχωριστά χτυπήματα σε κάθε μία.

Αν απασχολείς διανομέα με δικό σου μηχανάκι ή δικό του, ο αριθμός κυκλοφορίας της μοτοσυκλέτας πρέπει να είναι καταχωρισμένος στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η παράλειψη είναι από τις παραβάσεις για τις οποίες ο επιθεωρητής επιβάλλει κύρωση μόλις τη διαπιστώσει, χωρίς να σε καλέσει πρώτα για εξηγήσεις (άρθρο 572 παρ. 3).

Όταν κάτι πάει στραβά: ξεχασμένο χτύπημα, πτώση ρεύματος

Ξέχασε να χτυπήσει. Στο πλαίσιο της καλής πίστης, έως 3 μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο οδηγούν σε σύσταση, όχι σε πρόστιμο. Από εκεί και πάνω, αν οφείλονται σε αμέλεια, γίνονται λόγος ελέγχου. Δεν επιτρέπεται να «συμπληρώσεις» εσύ το χτύπημα, να του χρεώσεις μέρα άδειας ή να του κόψεις από τον μισθό. Για όποιον αρνείται συστηματικά να χτυπά, η εγκύκλιος προτείνει σχετικό όρο στη σύμβαση ή στον κανονισμό εργασίας. Μια αδικαιολόγητη μείωση αποδοχών εξαιτίας της κάρτας θεωρείται μονομερής βλαπτική μεταβολή (άρθρο 343).

Έπεσε το ρεύμα ή το ίντερνετ. Ο κανόνας είναι αυστηρός:

«Δεν επιτρέπεται εκπρόθεσμη δήλωση γεγονότος έναρξης / λήξης ψηφιακής κάρτας εργασίας.»

Υπουργείο Εργασίας, Ερμηνευτική Εγκύκλιος 25291/23-09-2026

Η μόνη εξαίρεση είναι η ανωτέρα βία ή η αντικειμενική αδυναμία: πρόβλημα στα συστήματά σου, στο ρεύμα ή στις τηλεπικοινωνίες, ή στη σύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Τότε ειδοποιείς την Επιθεώρηση Εργασίας (με email ή SMS) για την έναρξη και τη λήξη του προβλήματος, το αργότερο μέσα στο ίδιο 24ωρο της ίδιας εργάσιμης μέρας. Μετά κάνεις εκπρόθεσμη δήλωση με τα στοιχεία της περιόδου, αν είναι εφικτό. Κράτα και τα στοιχεία του συστήματος ωρομέτρησης για τουλάχιστον πέντε χρόνια.

Τι κοιτάζει ο επιθεωρητής και τι κοστίζει κάθε λάθος

Στον επιτόπιο έλεγχο, ο επιθεωρητής συγκρίνει τρία πράγματα: ποιοι βρίσκονται και δουλεύουν στο μαγαζί, ποια χτυπήματα έχουν φτάσει στο ΕΡΓΑΝΗ και τι ωράριο έχεις δηλώσει. Ψάχνει κάποιον που δουλεύει χωρίς χτύπημα εισόδου, κάποιον που συνεχίζει μετά το χτύπημα εξόδου, δουλειά μέσα στα 10 λεπτά προετοιμασίας και ευέλικτη προσέλευση χωρίς δήλωση. Τα στοιχεία της κάρτας διασταυρώνονται και με την ΑΠΔ, όπως εξηγούμε στον πίνακα υποχρεώσεων του ιδιοκτήτη. Η Επιθεώρηση Εργασίας είναι άλλη υπηρεσία από τον ΕΦΕΤ, που ελέγχει την υγιεινή και τα αρχεία του HACCP.

Τα ποσά κατά παράβαση, όπως τα παραθέτει ο οδηγός του Υπουργείου με βάση την ΥΑ 80016/2022 και τον Κώδικα:

Υπάρχουν και γενικές παραβάσεις χωρίς σύνδεση με αριθμό εργαζομένων: όταν λείπει εντελώς το σύστημα μέτρησης ή όταν δεν ειδοποιήσεις την Επιθεώρηση για βλάβη.

Τα πιο συχνά λάθη στην εστίαση

1. Ο σερβιτόρος στρώνει τραπέζια ή ο λαντζέρης ξεκινά πριν χτυπήσει κάρτα.
2. Χτύπημα εξόδου στο ταμείο και μετά καθάρισμα, μάζεμα ή ταμείο της βάρδιας.
3. Ο υπεύθυνος χτυπά τις κάρτες όλων ή «διορθώνει» τα κενά.
4. Μερικώς απασχολούμενος με σπαστό πρόγραμμα, μεσημέρι και βράδυ.
5. Απολογιστικό σύστημα χωρίς τη μηνιαία δήλωση επιλογής, ή αλλαγή συστήματος μέσα στον μήνα.
6. Ευέλικτη προσέλευση «στα λόγια», χωρίς δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ.
7. Πρωινή βάρδια λίγες ώρες μετά από νυχτερινό κλείσιμο, χωρίς 11 ώρες ανάπαυση.
8. Πτώση ίντερνετ χωρίς ειδοποίηση της Επιθεώρησης την ίδια μέρα.

Μην μπερδεύεις επίσης το ωράριο του προσωπικού με το ωράριο λειτουργίας του μαγαζιού. Το δεύτερο το δηλώνεις αλλού, για παράδειγμα στο προφίλ σου, όπως εξηγούμε στον οδηγό για το πώς να βάλεις το μαγαζί σου στο Google.

Διαβάστε επίσης: φιλοδώρημα myDATA: ΦΠΑ, μισθοδοσία, εισφορές, τιμοκατάλογος εστίασης: τι λέει ο νόμος.

Επόμενο βήμα

Κάθισε μία φορά με τον λογιστή σου και αποφασίστε τρία πράγματα: σταθερό ή μεταβαλλόμενο ωράριο για κάθε θέση, προαναγγελτικό ή απολογιστικό για τον επόμενο μήνα, και ποιος θα ελέγχει κάθε βράδυ ότι τα χτυπήματα συμφωνούν με την ώρα που έφυγαν όλοι. Κράτα επίσης κοντά σου τον Συνοπτικό Οδηγό του Υπουργείου που συνδέσαμε στην αρχή: ενημερώνεται όταν αλλάζουν οι κανόνες.